Hvað er rammasamningur?

Skilgreiningar

• Rammasamningur: Samningur sem einn eða fleiri kaupendur gera við eitt eða fleiri fyrirtæki í þeim tilgangi að slá föstu helstu skilmálum einstakra samninga sem gerðir verða á tilteknu tímabili, einkum að því er varðar verð og fyrirhugað magn.

• Örútboð: Innkaupaferli þar sem kaupandi leitar, með hæfilegum fyrirvara, skriflegra tilboða meðal rammasamningshafa sem efnt geta samning á grundvelli hlutlægra viðmiðana sem fram koma í útboðsskilmálum rammasamningsins.

Tilgangur rammasamningakerfisins

Opinberum aðilum, ríki og sveitarfélögum, og aðilum á þeirra vegum ber að bjóða út öll innkaup yfir viðmiðunarfjárhæðum.  Við opinber innkaup skulu gegnsæi og jafnræði ráða för.  Mikilvægt er að innkaup séu hagkvæm og að komið sé í veg fyrir spillingu.

Rammasamningar eru tæki til að bjóða út öll innkaup opinberra aðila á einu bretti.  Rammasamningar geta verið með ýmsu móti, samið við einn birgi, þrjá eða fleiri. Tilgangurinn fyrir kaupendur er m.a. að velja inn birgja sem uppfylla hæfniskröfur laga um opinber innkaup nr. 120/2016 (OIL) og í krafti samlegðar er reynt að ná betri kjörum fyrir opinbera aðila en almennt fást á markaðnum.

Rammasamningar geta fast ákveðið verð og aðra skilmála.  Þeir geta líka verið nokkurs konar rammi, forval, þar sem ákveðin skilyrði eru sett svo að seljandi megi eiga viðskipti við opinbera aðila.  Kaupin fara svo fram með verðkönnunum eða örútboðum innan samnings. 
Svo að þetta kerfi virki, þurfa allir sem kaupa inn á vegum opinberra aðila að vita hvaða vörur og þjónusta hefur verið boðin út með rammasamningum og síðast en ekki síst kunna að gera hagstæð kaup innan samninganna.

Tilgangurinn með rammasamningunum er einnig að upphefja útboðsskyldu og gera opinberum aðilum auðveldara fyrir að kaupa löglega inn.  Örútboð innan rammasamninga eru t.d. yfirleitt fljótleg og tiltölulega einföld leið til að framkvæma innkaup. 

Ríkiskaup annast bæði fræðslu um rammasamninga og aðstoða opinbera aðila við örútboð ef óskað er eftir.  Mikilvægt er að fylgja ákvæðum rammasamninga við örútboð svo að innkaup séu innan löglegra marka.

Ríkiskaup hafa umboð til að gera rammasamninga fyrir hönd ríkisins og sveitarfélögum er jafnframt velkomið að vera aðilar að þeim samningum og kaupa inn samkvæmt þeim. 

Markmið rammasamninga

Ávinningur kaupenda er aðalmarkmið rammasamninga. Kaupendur geta í smærri innkaupum gengið að föstum afslætti á vöru og þjónustu. Í stærri innkaupum er farið í örútboð sem eru keppni milli seljenda innan viðkomandi rammasamnings um að bjóða kaupanda hagstæðasta verð. Þannig er virk samkeppni milli seljenda á samningstíma sem skilar sér í vasa kaupenda. 

Rammasamningar eru einnig tæki fyrir opinbera aðila til að gera sameiginleg stórinnkaup og eru ákvæði í rammasamningum um heimild til sameiginlegra örútboða innan þeirra.  Með þessu móti geta opinberir aðilar gert mjög hagkvæm innkaup í krafti samvinnu og samlegðar.  Ríkiskaup taka að sér slík sameiginleg innkaup fyrir opinbera aðila, sé eftir því leitað, til að ná fram sem bestum kjörum.

Almennt um rammasamningakerfið

Rammasamningsútboð er formlegt útboðsferli sem Ríkiskaup framkvæma fyrir hönd margra kaupenda þar sem tiltekin atriði útboðs eru ekki fest niður t.d. magn og umfang. Í kjölfar útboðsins er gerður samningur, rammasamningur (RS), við einn eða fleiri birgja um innkaup á vöru og/eða þjónustu á samningstímanum sem getur verið allt að fjögur ár frá undirritun rammasamningsins. 

Fari innkaup yfir ákveðna fjárhæð, sem tiltekin er eftir atvikum í sérhverjum rammasamningi, eru þau boðin út í örútboði meðal rammasamningshafa. Með öðrum orðum er efnt til samkeppni milli seljenda um þau atriði sem ekki voru fest niður í sjálfum rammasamningnum. 

 Um skyldu stofnana til innkaupa í rammasamningum ríkisins

Almennar reglur samningaréttar gilda um rammasamninga. Aðilar að rammasamningum eru því skuldbundnir til að kaupa inn samkvæmt þeim nema undantekningar séu sérstaklega orðaðar í samningsskilmálum. Rammasamningar eru bindandi samningar. 

Opinberir aðilar hafa ekki aðeins rétt til að kaupa inn samkvæmt samningunum heldur ber þeim einnig skylda til að beina viðskiptum sínum til seljenda innan rammasamnings og í samræmi við þær leikreglur sem samningurinn kveður á um.  Sama gildir um seljendur. 

 Í úrskurði kærunefndar útboðsmála í máli nr. 25/2015 frá 21. júní 2016 er fjallað um skyldu til að kaupa inn í samræmi við rammasamning og til að kaupa af þeim sem eru aðilar samningsins.  Sjá eftirfarandi ummæli úr úrskurðinum: Við túlkun rammasamninga hefur kærunefnd útboðsmála ítrekað lagt til grundvallar þá meginreglu að rammasamningar séu bindandi samningar og hafi aðilar rammasamnings því ekki sjálfdæmi um það hvort þeir kaupa inn samkvæmt rammasamningi eða skipta við aðra aðila sem standa utan samningsins.

Kaup í rammasamningi

Kaup innan rammsamnings eru skilgreind í hverjum rammasamningi fyrir sig.

Algengast er að kaup skuli fara fram með tvennum hætti;

• Á kjörum og skilmálum sem skilgreind eru í samningnum.

• Þegar kaup eða samningsfjárhæð fer yfir ákveðin skilgreind mörk skulu kaupin boðin út í örútboði meðal rammasamningshafa  (sjá nánar í kafla Örútboð / Sameiginlegt örútboð).

Örútboð/ sameiginlegt örútboð 

Örútboð er útboð innan rammasamninga. Örútboð er innkaupaferli þar sem kaupandi leitar til allra seljenda innan samningsins sem við á og óskar eftir tilboðum í tiltekin atriði s.s. útfærslu, tímaáætlun og heildarverð.

Ef skilmálar rammasamnings eru að einhverju leyti óákveðnir skal fara fram örútboð milli rammasamningshafa, eftir atvikum eftir að skilmálar eða tæknilegar kröfur hafa verið skýrðar nánar, allt í samræmi við eftirfarandi reglur:

a. Við gerð hvers einstaks samnings skal kaupandi ráðfæra sig skriflega við þá rammasamningshafa sem efnt gætu samninginn.
b. Kaupandi skal ákveða tilboðsfrest sem er nægilega langur til að rammasamningshafar geti gert tilboð vegna þess samnings sem um ræðir. Við mat á lengd frests skal taka tillit til hversu flókið efni samningsins er svo og sendingartíma.
c. Tilboð rammasamningshafa skulu vera skrifleg og skulu ekki opnuð fyrr en tilboðsfrestur hefur runnið út.
d. Kaupandi skal velja á milli tilboða rammasamningshafa á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum rammasamnings.

Sameiginlegt örútboð

Tveimur eða fleiri kaupendum í rammasamningnum er heimilt að fara í sameiginlegt örútboð. Þá eru þarfir allra kaupenda sem eiga aðild að örútboðinu teknar saman sem ein innkaup. Jafnframt skal skýrt kveðið á um hversu mikið hver kaupandi ætlar að kaupa og hvenær og með hvaða hætti sérhver kaupandi óskar eftir því að fá umbeðna vöru/þjónustu afhenta.

Hvorki er vikið frá þeim kröfum sem gerðar eru til bjóðenda og vöru/þjónustu í rammasamningsútboðinu né heldur þeim ákvæðum um örútboð sem getið er um í rammasamningsútboðinu. Markmið með slíkum sameiginlegum innkaupum er annars vegar að kaupendur fái hagstæðara verð vegna meira magns og að seljendur fá tækifæri til þess að skipuleggja betur útvegun og afhendingu á því sem fyrirhugað er að kaupa í örútboðinu.

 Öll almenn ákvæði rammasamnings eiga við um örútboð, þar með taldar verðbreytingar, eftir því sem við á nema annað sé tekið fram.

Gæta verður að því að breyta ekki hæfniskröfum og valforsendum í örútboði frá því sem ákveðið er í rammasamningi.